Обращаем внимание!  Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливавшей ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.  С 2018 года запускает в оборот комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в случае несоблюдения не только норм о качестве и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания.  

 

Вместе с тем компетенции «основ делопроизводства» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями:

- применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела;

- создавать локальную нормативную базу;

- организовывать оперативную сохранность документов и дел;

- обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации);

 - составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

- организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах;

- разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций.

Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: все операции с документами одинаковые. Документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, они тоже отправляются, контролируются. Если документ уходит во внешнюю организацию, его надо отправить, если пришел ответ, его надо присоединить.

Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа:

- наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи),\

 - применение сертифицированных и средств криптозащиты информации (СКЗИ)

 - регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота.

В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д.

 

В целях  минимизации рисков, связанных с некачественным ведением документационного обеспечения организации, а также ввиду перехода организации на цифровые технологии документооборота,  предлагаем комплексный анализ администрирования бизнеса и документационного обеспечения в Вашей организации.

 

Стоимость услуг определяется по соглашению сторон.