18 декабря 2017 года в рамках заседания Правительственной комиссии под председательством Д.А. Медвед


Уважаемые коллеги! Многие из нас работают с документами, а руководители еще и несут ответственность не только за качество и достоверность документированной информации, но и за организацию технологических процессов ее учета и сохранности. Предлагаю информацию для обсуждения.

18 декабря 2017 года в рамках заседания Правительственной комиссии под председательством Д.А. Медведева был утверждён план мероприятий по нормативному регулированию программы «Цифровая экономика» до 2025 года. По плану мероприятий до конца 2018 года должны быть: -внесены изменения в Гражданский кодекс Российской Федерации и/или иные нормативные правовые акты в части закрепления информации в качестве объекта гражданских прав. - внесены изменения в Федеральные законы "Об архивном деле в Российской Федерации", "Об обязательном экземпляре документов", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и/или иные нормативные правовые акты в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур создания, использования и хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа. Таким образом, правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами в электронной среде и внедрении цифровых технологий становится одной из актуальных задач, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования очень существенны. Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и документационного обеспечения управления приобретают направляющую роль для всей организации и достигаемых ею результатов. Сквозное проникновение информационных технологий и цифровизация экономических процессов создали основу для модернизации логистических операций, изменения структуры процессов создания и управления документами, которые обеспечивают деловую результативность, подотчетность, управление. Важным аспектом функционирования цифровой экономики является: 1) создание и управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации; 2) поддержка целостности этих документов в течение требуемого периода времени. Однако, для политики управления документами, как и для развития цифровой экономики становится важным выявление и минимизации рисков, связанных с внедрением цифровых технологий в производственные процессы, имеющегося критического объема «серых» зон неопределенности, неурегулированных нормативными правовыми актами. В результате риски в современном документационном обеспечении способны привести к прямым потерям: 1) снижению стоимости активов в результате утечки информации или ее воровства, мошенничества, неразрешенной деятельности; 2) ущербу, как следствию невосстанавливаемых ошибок при проведении платежей, списаний, зачислений, выплат; 3) вынужденным выплатам контрагентам или клиентам, экономическим агентам в качестве компенсаций или с целью примирения сторон; 4) потерям по судебным решениям и другим правовым расходам; 5) снижению стоимости из-за небрежности, аварий, пожаров, заливов. А в состав косвенного ущерба могут быть включены следующие характеристики: упущенная выгода, недополученная прибыль, приостановка деятельности; увеличение трудозатрат; отсутствие или неэффективность контрольных процедур; возможные или реальные потери клиентов и экономических агентов. Компетенции «работы с документами» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями: - применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела; - создавать локальную нормативную базу; - организовывать оперативную сохранность документов и дел; - обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации); - составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения; - организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах; - разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций. Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: Все операции с документами одинаковые. Документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, они тоже отправляются, контролируются. Если документ уходит во внешнюю организацию, его надо отправить, если пришел ответ, его надо присоединить. Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа: - наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи), - применение сертифицированных и средств криптозащиты информации (СКЗИ), - регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота. В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д. Законодательные санкции в отношении работодателей В конце 2017 года вышел Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., который исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливавшей ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России и с 2018 года запускает в оборот комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания, ответственность за которые в первую очередь несет руководитель организации.


Избранные посты
Недавние посты
Архив
Поиск по тегам
Тегов пока нет.
Мы в соцсетях
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square